Jak se stát virtuální asistentkou

V poslední době jsem dostala několik dotazů, co si myslím o rozjezdu podnikání jako virtuální asistentka/asistent. A tak jsem shrnula pár, doufám užitečných tipů. Kdysi jsem totiž podobnou službu provozovala, i když tenkrát se to jmenovalo „personal concierge“. a byla to  jízda. můžete si o tom přečíst v mé knížce Z deníku investorky na straně 33.

Téměř stejně důležitou  vlastností virtuální asistentky (ale i asistenta) je odolnost vůči stresu. Dá se totiž předpokládat, že zákazník na vás přehodí věci a úkoly, které sám dělat nechce, případně je měl už dávno udělat a včera bylo pozdě. Hodí se taky schopnost plnit nemožné na počkání, a zázraky do zítra.

Jsou ale i klienti „normální“, kteří prostě jen nemají čas a potřebují část své pracovní zátěže přehodit na někoho jiného. Služby virtuální asistentky (asistenta) může využívat například podnikatel bez sekretářky, menší advokátní kanceláře, realitní kanceláře, výrobní a technicky zaměřené firmy nebo firmy, které potřebují komunikovat se zahraničními klienty a obchodními partnery a jejich jazyková vybavenost není ideální.

Mimochodem, jestli se řídíte heslem „Slibem nezarmoutíš“, v tomhle oboru se na to vykašlete, klienti nesplněné sliby nemají rádi.

Co může například virtuální asistent(ka) dělat

• Průzkum trhu
• Správa databází a komunikace
• CRM (customer relation management)*
• Business development (sledování výběrových řízení, příprava nabídek, oslovování potenciálních obchodních partnerů a zákazníků)
• Příprava prezentací, marketingových materiálů, grafické zpracování
• Překlady a tlumočení
• Správa sociálních sítí
• Tvorba obsahu pro web a sociální sítě
• Administrativa podnikatele nebo malé firmy (fakturace a sledování splatnosti)
• Spravování diskusních fór a chatů
• Nákupy a pochůzky (zjistěte si předem, co budete nakupovat)
• Rezervace letenek, hotelů a restaurací (až to zase půjde)
• Přesměrování hovorů na virtuální asistentku
• Ale klidně taky různé technické služby a kontroly, certifikace a další věci, které vyžadují specifické znalosti a zkušenosti
• …. a všechno, co můžete nabídnout pro úsporu času, růst byznysu a pohodlí klientů.

Co se hodí vědět, než rozjedete byznys virtuální  asistentky

Někdy si říkám, že o podnikání panují trochu naivní představy, o virtuální asistentce možná ještě víc. Není to byznys, kde byste měli ve 4 padla. Naopak, klienti budou volat a psát večer, nedej Bože v noci a obzvlášť rádi se ozývají o víkendu. To k tomu byznysu prostě patří. Málokdo si najímá virtuální asistentku, která pracuje od pondělí do pátku od 9 – 5. I když třeba budete mít kliku…

Rozhodněte se, jaké služby chcete poskytovat – z kanceláře nebo v terénu? Administrativa, byznys nebo pochůzky a nákupy? (pozor někteří klienti by mohli požadovat donášku brambor, tlustých knih, uhlí a podobně). Potřebujete (pojízdné) auto, o řidičáku ani nemluvě? Není potřeba poskytovat práce všeho druhu, nejste Brouk Pytlík a navíc byste z toho zešíleli, věřte mi vím o čem mluvím…

Kolik času jste nejen ochotní, ale i schopní klientům věnovat, rozjíždíte byznys na plno nebo jako vedlejší podnikání a přivýdělek. Obojí je možné, ale je potřeba tomu své podnikání přizpůsobit.

Kde vzít klienty

Teď víte, co musíte umět a co můžete nabídnout a teď kde vzít klienty? Znáte 3F – family, friends and fools – neboli rodina, přátelé a blázni? Je to sice termín z „investičního ranku**, ale tady je klidně můžete využít taky. Řekněte o svém novém byznysu rodině a přátelům a blázny klidně vynechte. Nezapomeňte na bývalé nebo současné zaměstnavatele (pokud slíbíte, že nebudete svoje vedlejší podnikání provozovat v pracovní době – proč ne?). Podívejte se na servery, kde firmy inzerují pracovní místa. Oslovte firmy, které hledají asistentku nebo někoho na pozici, kterou byste zvládli levou zadní jako virtuální asistent(ka).

jak a kde o sobě dát vědět

Už víte, na jakého klienta cílíte, jaké služby poskytujete, takže hurá na web, a prosím fakt není nutné mít web za statisíce. V jednoduchosti je krása a virtuální asistence je služba profesionální, tudíž hýřit barvami na webu není nutné, nejste varietní umělci. Videoprůvodce podnikáním má kapitolu o tom, co psát na web a jak vzít zákazníka za ruku a provést ho pěkně po vašem webu tak, aby nakoupil.

Zvažte, na jakých sociálních sítích budete aktivní, přimlouvala bych se za Linkedin a pak už záleží, na koho ještě cílíte, Facebook nebo Instagram, mrkněte, kde váš typický klient je, jak se na sítích chová a jestli si stěžuje, že nestíhá, neumí a rád by, aby mu někdo pomohl a v čem. To je váš člověk!

Za kolik?

Rozmyslete si, jak budete své služby účtovat, doporučuju hodinovou sazbu v kombinaci se zvýhodněnými balíčky a nezapomeňte na prémiové služby, například mezi 20.00 a 8.00 je služba za příplatek +20% základní sazby, stejně tak v sobotu a v neděli nebo jen v neděli, záleží na vás.  Změnit svou cenovou politiku můžete vždycky. Účtovat můžete taky pevnou částku za projekt, ale v tom případě doporučuju dohodnout si přesně, co projekt obnáší, co se považuje za dokončený projekt a nezapomeňte na časovou rezervu alespoň 15%.  Klienti moc rádi přihazují „ještě takovou maličkost“ a vás ta maličkost stojí dvě hodiny navíc. A hlavně, až budete svou hodinovou nebo jinou sazbu počítat, nezapomeňte na náklady, úplně všechny náklady! Výpočet hodinové sazby krok za krokem, včetně nákladů, které je třeba započítat, najdete ve Videoprůvodci podnikáním.

A ještě pár tipů nakonec

Máte klienta, máte první úkol

• nezapomeňte se ujistit, že vy i klient máte na mysli stejný úkol, stejné zadání a stejný termín
• pokud chce klient službu, která je vám proti srsti, řekněte mu to, i s rizikem ztráty klienta, čím víc povolíte, tím víc to bude zkoušet – psát sloh za jeho děti fakt nemusíte
• doporučuju si vést jednoduchý notes, kam si píšete, kdy, co a do kdy klient požaduje a kdy jste práci odevzdali/předali/splnili
• nebuďte překvapeni, pokud klient požádá, abyste podepsali smlouvu o mlčenlivosti, podívejte se, co je definováno jako chráněné informace a na jak dlouho jste mlčenlivostí vázáni, rozhodně to není do konce vašich dní
• dejte klientovi odhad doby, kterou na splnění úkolu budete potřebovat, vždycky si dejte rezervu, je rozhodně lepší říct, že vám průzkum trhu trval o půl hodiny méně, než lamentovat nad tím, že vám to trvalo o 3 hodiny déle, než jste si původně mysleli

Pro inspiraci uvádím pár zajímavých zahraničních odkazů, ty na českém trhu najdete určitě sami

ivaa.org (mezinárodní asociace virtuálních asistentek (asistentů) Myreceptionist.com Asksunday.com

* Co to je CRM,  Mailchimp

* * F&F&F je termín, který se používá ve startupové investiční terminologii, znamená to, že na začátku podnikání jsou většinou ochotni investovat jen členové rodiny, kamarádi a blázni, kteří nápadu uvěří.

Hodně štěstí!